Per mettere ben in moto le attività serviva anche un’accurata fase di pianificazione. Così, abbiamo analizzato le strategie di marketing in corso, ottimizzandole, per capire quali fossero le informazioni utili da tracciare e di conseguenza come segmentare il database. Questa fase ha richiesto l’impiego di tutte le conoscenze tecniche degli strumenti da integrare: i dati provenienti dal sito web, dai social network e dai vari tool (Zoom, Calendly, Zapier) sono stati convogliati verso un’unica destinazione, evitando confusione e inutile spreco di investimenti.
A questo punto è stato possibile settare ActiveCampaign con le giuste liste, i tag e i campi personalizzati. In particolare, sono state impostate tutte le logiche di integrazione con gli strumenti e, infine, sono stati costruiti i flow automatici di email marketing per la gestione di inviti ad eventi, reminders e follow up.
Solo in un secondo momento a queste necessità se ne è aggiunta un’altra altrettanto importante: adottare un CRM anche per la gestione commerciale dei contatti. Il CRM sfruttato fino a quel momento dal team di LEF a tal scopo non era la soluzione più economica ed efficace. L’utilizzo di ActiveCampaign, che offre funzionalità anche per questa esigenza, ha permesso di ridurre ulteriormente i costi.
Tutte le comunicazioni che prima erano gestite manualmente, con ingente investimento di tempo del team, grazie alle automazioni vengono ora effettuate in maniera semplicissima. Inoltre, gli utenti vedono fortemente ridotti i tempi di risposta alle proprie richieste, risolte in maniera tempestiva.
La segmentazione ha coinvolto migliaia di contatti, ora raggruppati in sole 6 liste e con oltre 20 tag, che li etichettano a seconda delle singole azioni compiute interagendo nel funnel. Attualmente abbiamo gestito in maniera automatica le iscrizioni a 3 importanti eventi in presenza e diversi eventi online, inviando anche remind e follow up.
L’obiettivo è stato raggiunto: il team di LEF – Lean Experience Factory è finalmente in possesso di uno strumento settato sulle proprie necessità, che permette una semplice lettura dei dati e che ha concesso un serio taglio dei tempi di presa in carico dei lead.
