Automatizzare il lavoro con Zapier: la guida per iniziare

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Parliamo spesso di come automatizzare il lavoro e i processi manuali di un’azienda: con Zapier farlo è semplice, ma serve sapere da dove iniziare

Tatiana è la Marketing Automation Expert numero 1 di Larin Group. Conosce il mondo delle automazioni come le sue tasche e ci accompagnerà in questo percorso alla scoperta della checklist per automatizzare le attività lavorative con Zapier!


Se non conosci Zapier devi sapere che è una delle migliori app di web automation sul mercato. In poche parole, Zapier permette di collegare software, CRM e applicazioni che non potrebbero dialogare altrimenti! 

Così facendo potrai connettere strumenti diversi integrandoli in un unico flusso digitale e farli comunicare. Ad esempio: un utente trova la tua pagina Facebook, compila un modulo e diventa un lead? Collegando il social ad ActiveCampaign tramite uno Zap i dati di quel contatto andranno a popolare una lista del tuo CRM! 

5 punti per automatizzare il lavoro con Zapier

Quello che abbiamo capito nel corso degli anni è che una “mentalità” aperta all’automazione è qualcosa che richiede tempo per svilupparsi. Lo vediamo spesso con i nostri clienti, anche quelli più predisposti al cambiamento

Il problema che affligge molti di loro è che non sempre sanno da dove iniziare con vari tipi di attività di base. Alcuni non sanno nemmeno perché dovrebbero automatizzare, altri, che hanno automatizzato un compito o due, faticano a fare il salto di qualità automatizzando anche operazioni più complesse.

Ciò che ostacola la riuscita di ogni progetto da “autodidatta”, però, è sempre la mancanza di visione strategica: ecco quindi qualche punto fondamentale per non sbagliare in partenza!

Per partire: le attività da svolgere prima di utilizzare Zapier

1 – Crea uno uno schema

Prima di iniziare ad armeggiare con un processo esistente, la nostra esperta raccomanda di iniziare a delineare come funziona attualmente: solo se sai da dove partire puoi raggiungere un obiettivo capace di automatizzare il lavoro. 

Spesso chiedo ai clienti di raccontarmi la storia dei loro utenti” spiega Tatiana “Come arrivano nella loro sfera d’influenza? Qual è il flusso da quel momento in poi?”.

Il classico sistema di carta e penna può aiutarti a scomporre le varie attività ripetitive, passo dopo passo. Inizia con il trigger – l’evento che avvia il processo, come un nuovo acquisto nel tuo ecommerce Shopify – e prosegui da lì. 

2 – Controlla il tuo flusso di lavoro per trovare le inefficienze 

Successivamente: è il momento di prendere in mano la lente di ingrandimento e analizzare lo schema che hai creato e il flusso di lavoro personalizzato.

Vedi aree in cui ci sono inefficienze?

Tatiana sostiene che “Copiare e incollare le informazioni dei lead in un foglio di calcolo può essere definito un processo. Lo stesso vale per l’aggiunta automatica di nuovi contatti da un modulo in un database (o un foglio Excel collegato)”. Chiaramente “La differenza è una e una sola, ma enorme: uno è un processo efficiente,  l’altro no!”.

Mentre crei il tuo schema, ecco alcuni punti a cui prestare attenzione:

  • Dimentica i compiti che fanno perdere tempo

Per le aziende che cercano di scalare, i processi inefficienti possono ostacolare la crescita. Risparmiare tempo è prezioso e i cinque minuti in più che servono ogni volta per aggiornare manualmente un database, per esempio, si sommeranno man mano che il database si allarga. 

Cerco di farmi dire dalle persone dove stanno spendendo il loro tempo in questi processi, quanto spesso lo fanno e quanto tempo ci vuole. Più automatizziamo, più i clienti hanno libertà di intervento su compiti di maggiore importanza o redditività“. 

  • Annulla il rischio di errore 

Dimenticare una data importante, un appuntamento con un cliente, una task da chiudere in una scadenza determinata nel mondo del business può avere conseguenze devastanti.

Vediamo un errore frequente. Per esempio, perdere un lead perché ci si è dimenticati di rispondere subito ad un ticket, ad una domanda su un prodotto o ad una richiesta di assistenza.”. Aggiunge la nostra esperta “L’automazione può prendere il posto dell’essere umano proprio nei momenti in cui un lavoratore è assente o è impossibilitato a rispondere”.

  • Evita di inserire i dati in più “contenitori”

Mentre rivedi la tua strategia di automazione, dovresti chiederti costantemente perché stai accumulando informazioni in uno dei tanti “anelli” della catena. Infatti, Tatiana ammonisce:

Se i dati stanno andando in un punto intermedio di cui non hai bisogno, è sempre bene tagliare il numero di anelli della catena. Ci deve essere un solo ed unico luogo in cui stiparli e immagazzinarli“.

Non è raro che i clienti usino fogli di calcolo per collegare e automatizzare la raccolta di informazioni al loro strumento di Customer Relationship Management (CRM). Cosa succede dopo? 

Quel foglio di calcolo nella maggior parte dei casi non viene usato per nessun’altra attività. Il file, quindi, si trasforma solamente in una zavorra che magari poteva aver senso utilizzare in passato, ma che oggi e con un CRM come Keap Infusionsoft o HubSpot non serve. 

3 – Imposta uno schema decisionale automatizzato

Ora che hai creato il tuo schema per automatizzare il lavoro rivedi tutti i passaggi in cui deve essere fatta una scelta

Spesso i clienti presumono che ci siano dei punti in un processo che richiedono l’intervento umano per prendere una decisione.” sostiene la nostra esperta “Tuttavia, è possibile impostare delle condizioni specifiche per far in modo che i software prendano decisioni in maniera autonoma”. 

Certo, alcune decisioni hanno bisogno dell’intervento umano – come firmare un documento o l’approvazione finale di un progetto – ma alcuni passaggi all’interno di quel processo possono essere automatizzati. Per esempio, quando un accordo ha raggiunto una fase particolare, è possibile creare un’e-mail che richiede la firma del contratto

Arriva Zapier: dalla bozza su carta alla creazione dei processi per automatizzare il lavoro

Ora che il tuo processo è completamente delineato, è il momento di creare uno Zap, il flusso di lavoro automatizzato sviluppabile con Zapier.

4 – Inizia con il tuo trigger e procedi un passo alla volta

Secondo Tatiana “Il modo più semplice per creare uno Zap è partire dal trigger. Trova il punto esatto del percorso in cui, ad esempio, un utente entra in contatto con la tua attività e trasformalo nel primo passo del processo, come nel progetto su carta”.

Attenzione: soprattutto nella fase iniziale non serve essere perfezionisti! Il processo perfetto non si sviluppa con la prima bozza, ma mattone dopo mattone, step dopo step, perché non è possibile prevedere tutte le possibili “vie” che coinvolgono il percorso.

Infatti, automatizzare le attività manuali con Zapier non significa creare un progetto monolitico, che non si possa migliorare in seguito. Man mano che il tuo business cresce, le tue esigenze cambiano e le tue capacità di automazione aumentano. Solamente in itinere  sarai in grado di individuare eventuali margini di miglioramento per ripulire ulteriormente i tuoi processi.  

5 – Per automatizzare il lavoro serve rimanere sempre aperti al cambiamento!

A meno che tu non decida di chiedere aiuto proprio a Tatiana (ricorda che se vuoi puoi farlo qui), è probabile che un lavoro da autodidatta non conduca sempre ai risultati sperati. Quando le cose non funzionano come previsto è fondamentale agire con prontezza per non perdere potenziali clienti.

Lavorare con Zap è un’attività complessa, che richiede molto impegno ma da anche tante soddisfazioni” dice l’esperta. “Per questo motivo restare sempre in allerta, effettuare prove e verificare che i processi o le integrazioni con altri software di automation come ActiveCampaign siano sempre ottimizzati è fondamentale”.

Infatti, se da un lato Zapier è il tool migliore per collegare ActiveCampaign ad altri software (come chatbot, social network, moduli e il tuo sito web), dall’altro non può fare miracoli. La marketing automation si fa più complessa quando alzi l’asticella per ottenere risultati più ambiziosi. 

E quando non riesci a trovare una soluzione? Non farti problemi e chiama i rinforzi!

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