Usare Zapier per mantenere il team in focus sull’obiettivo

Sappiamo che usare Zapier è la svolta per tutti i business, vedere per credere: ecco i risultati raggiunti con l’automazione dal Georgia Innocence Project

Se Zapier è già nella tua wishlist, questo articolo ti farà ingolosire ancora di più.

Se invece non sai cosa sia Zapier, non sai usarlo perfettamente o hai solo qualche rudimento sul tema, beh, siamo qui per questo. Larin Group è la prima ed unica agenzia in Italia ad essere certificata Zapier Expert (leggi le recensioni di chi ci ha scelto!).

Chi meglio di noi potrebbe raccontarti il vero potenziale di questo tool?

Ma come in qualsiasi trama ben congegnata, non partiremo dall’inizio, ma in medias res, nel bel mezzo della storia. Prima parliamo di cosa è riuscito ad ottenere, grazie a Zapier, un’organizzazione come il Georgia Innocence Project, poi arriviamo al come è riuscita a farlo…

I risultati che il Georgia Innocence Project ha raggiunto utilizzando Zapier

  • 270 richieste di documenti elaborate e tracciate automaticamente in 2 anni
  • 830 domande di tirocinio gestite in 2 anni
  • 5.360 telefonate sono le chiamate ricevute e tracciate con Zap in 4 anni e 6 mesi
  • 10.592 ore di volontariato/tirocinio tracciate automaticamente in 3 anni
  • 2.400 registrazioni di spese elaborate, tracciate e archiviate in 3 anni

Creare uno Zap ti fa raggiungere un altro livello in campo automation ed iniziare è tutt’altro che impossibile (dai un’occhiata qui per provarci). 

Ma torniamo al nostro oggetto di studio

Grazie all’implementazione di Zapier, il Georgia Innocence Project permette al personale e ai volontari di svolgere al meglio la propria missione: aiutare e supportare le persone ingiustamente condannate per vari reati.

Usare Zapier permette “di fare di più, con meno”: parola al COO

Siamo un’organizzazione senza scopo di lucro, dobbiamo sempre cercare di fare di più con meno. Questo significa che siamo costantemente alle prese con limiti di tempo e risorse“, racconta il COO dell’organizzazione, Matt Holbrook.

Un’area di competenza che, tra l’altro, è tutt’altro che semplice da gestire. Non voglio approfondire la complessità del sistema legale penale statunitense (anche perché qui in Italia le cose non è che vadano meglio), ma comunque basti sapere che le complicazioni sono tantissime. La sfida vera è lavorare con “clienti” in carcere e soddisfare le loro necessità, come comunicare “con loro e per loro” per posta o via smartphone.

L’essenza del nostro lavoro è trovare modi diversi per aggirare gli ostacoli. Avere sistemi affidabili, processi chiari e informazioni coerenti è fondamentale, e usare Zapier è alla base di tutto questo“.

Matt ha iniziato a lavorare al Georgia Innocence Project cinque anni fa come dipendente a tempo pieno. Lui e il team (a quel tempo formato da 5 persone) svolgevano il proprio lavoro in un piccolo ufficio nel seminterrato accanto a una pista da bowling. 

Matt si occupava di tutte le operazioni quotidiane, compresa l’amministrazione dell’ufficio, le comunicazioni, l’area informatica, la gestione dei volontari, degli stagisti e la raccolta di fondi. Dalla prima implementazione di Zapier, i membri del team sono diventati 17 e si sono trasferiti in un vero ufficio. 

Solo a quel punto il COO ha potuto dedicare il suo tempo a sostenere il team e a sviluppare e migliorare i processi e le politiche che permettono loro di lavorare. FInalmente poteva svolgere solamente il suo lavoro.

Gli strumenti che Zapier ha collegato per il Georgia Innocence Project

  1. Google Forms per raccogliere informazioni da fonti diverse e visualizzarle in un unico spazio
  1. Code by Zapier per assegnare identificatori unici alle richieste
  1. Google Drive per archiviare i documenti
  1. Clio come client centralizzato e database dei casi 
  1. Webhooks by Zapier per la versatilità 

Al centro del lavoro del Georgia Innocence Project c’è in primis la comunicazione. Prima, le informazioni arrivavano tutte via telefono: clienti che chiamavano per aggiornamenti sui casi e persone che chiedevano dettagli sul progetto. I volontari e gli stagisti erano i responsabili della customer care: il cliente chiamava, loro rispondevano e, a seconda della richiesta, chiamavano in causa il membro del team che poteva soddisfarla.

Matt ha notato che molti di questi messaggi scritti a mano finivano sulla scrivania del CEO. No good (detto da CEO). Per eliminare quelle note ha iniziato a creare un registro delle chiamate digitali usando Google Forms, inviando tutte le risposte a un foglio di calcolo. Questo è stato sicuramente un passo in avanti, ma distribuire le task alle persone giuste richiedeva comunque molto lavoro manuale

Seguimi bene, perché è una figata. Solo allora Matt si è imbattuto in Zapier e ha impostato un flusso di lavoro automatizzato (formato da Zap) che inviava automaticamente il messaggio registrato nel modulo al referente del team. 

La persona che riceveva il messaggio, a quel punto, annotava l’indirizzo e-mail del cliente e lo Zap, automaticamente, raccoglieva le informazioni del messaggio e le inviava in una e-mail. Dalla richiesta alla risposta in un paio di clic

Ma vediamo qualche altro campo di applicazione.

Come l’automazione semplifica il lavoro del Georgia Innocence Project

Il lavoro del centro è anche – e in larga parte – raccogliere informazioni, tenere le persone informate e spedire cose. Automatizzando tutti i processi per discutere sui casi, raccogliere fondi e tenere aggiornati i clienti, non serve più passare ore a svolgere compiti manuali e complicati. 

Ad esempio:

Richieste di documenti di libero accesso: due Zap ed è fatta

Dobbiamo raccogliere molti documenti pubblici quando indaghiamo di nuovo sui casi, e quindi abbiamo decine di richieste in sospeso in qualsiasi momento“, dice Matt. “Tracciare e seguire queste richieste è fondamentale per il nostro processo di indagine“.

Google Forms è il punto di partenza anche per questo. Avvocati e stagisti compilano un modulo per ogni richiesta. Lo Zap crea una cartella in Google Drive dove il file della richiesta e tutte le risposte vengono memorizzate.

La richiesta viene poi inviata automaticamente all’agenzia, usando Gmail – se accettano richieste in questo modo, altrimenti via fax o posta. Le risposte sono tracciate usando l’ID unico generato, e se vengono rispedite per email, vengono automaticamente aggiunte alla cartella originale.

La stampa di posta cartacea è semplice se sai usare Zapier

Lavorare con persone in prigione significa avere a che fare con tonnellate di comunicazioni via posta cartacea.

Una cosa che rappresentava una costante irritazione era la stampa delle lettere. Avevamo stagisti/personale che usavano molti dispositivi diversi, e la stampa attraverso Word dava risultati insoddisfacenti. Ciò portava a un grande spreco di tempo (gli indirizzi venivano stampati al contrario, o erano orientati nel modo sbagliato, o sul tipo di carta sbagliato)“.

Ora, con l’estensione Zapier su Chrome e Webhooks, i volontari inviano l’indirizzo ad un servizio chiamato api2pdf che crea un PDF. A quel punto, un altro webhook invia il PDF a PrintNode per la stampa. Un clic, una lettera stampata. 

La presa in carico delle richieste non è mai stata così

Le persone che richiedono i servizi del Georgia Innocence Project, in particolare che venga esaminato il proprio caso, scrivono per fare domanda. A quel punto il team deve poi creare i file del caso nel loro sistema di gestione, Clio

La coerenza è la chiave per creare questi file, in modo da poter tracciare correttamente e riferire sui nostri casi“, dice Matt. “Eravamo soliti creare ogni nuovo file manualmente, ma l’anno scorso siamo passati a usare un modulo di Google per raccogliere e (soprattutto) convalidare le informazioni e creare automaticamente il file del caso“.

(In Larin Group gestiamo nello stesso identico modo il processo di creazione dei nostri casi studio: se vuoi dargli un’occhiata clicca qui o visita la nostra sezione “Progetti” dal menu).

Usare Zapier è la base per un lavoro mirato ed efficace

La storia di Matt ci insegna che in realtà il passo tra un’azienda zoppicante e una con un sistema efficiente è più breve di quanto ci potremmo aspettare. Vorrei chiudere questo interessante caso studio, però, proprio con le sue parole. 

Usare Zapier mi ha aiutato a ripensare il mio modo di affrontare i problemi, ha detto. “Ho imparato che la maggior parte delle volte ci sono dozzine di modi per affrontare un problema e che scegliere il metodo giusto può portare a un drastico aumento dell’efficienza man mano che si procede“.

E tu? Sei pronto a affrontare i problemi e a semplificare i processi nel modo giusto?

Allora let’s zap the dots, sentiamoci!

Usare Zapier per mantenere il team in focus sull’obiettivo

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