Potenzia la comunicazione interna aziendale con l’automation

Dai problemi di comunicazione interna aziendale alle soluzioni fornite dall’automation per risolverli: consigli e best practices by Larin Group

Conosci i 4 problemi della comunicazione? Cioè, sai perché certe volte è così difficile comunicare bene?

Tutti noi in un modo o nell’altro ci siamo imbattuti in problemi del genere. Per questo ho scelto di parlarne in una presentazione durante uno degli ultimi Larin Camp, i meeting aziendali di Larin Group in giro per l’Italia (se vuoi saperne di più dai un’occhiata qui): una figata, insomma.

Ma torniamo a noi: quali sono i bug che rendono difficile comunicare? Semplificando:

  1. Pensiamo che una cosa chiara per noi sia chiara per tutti, sopravvalutando la conoscenza degli altri
  2. Diamo per scontato delle cose: la realtà è troppo complessa per non farlo, ma questo è spesso un ostacolo
  3. Osserviamo il mondo attraverso un “filtro” diverso da persona a persona
  4. Pensiamo che se una cosa è importante per noi sia importante per tutti gli altri (sì, tendenzialmente siamo egocentrici!)

Interessante, ma cosa c’entra con la comunicazione interna aziendale? 

Beh, c’entra eccome: questi bug sono la principale causa di ritardi nelle consegne, incomprensioni, lentezza dei processi e, in molti casi, di veri propri attriti fra team e/o professionisti di un’organizzazione.

Per fortuna, esiste l’automation!

Automatizzare la comunicazione interna aziendale: da dove partire

Nel nostro blog trovi una marea di articoli sulle 1000 sfaccettature dell’automazione. Dal come risparmiare 32h a settimana all’automazione per e-commerce, per il lead nurturing e la lead generation, fino agli utilizzi alternativi non per forza legati all’area vendite!

Non serve viaggiare troppo con la fantasia per dare anche una bella spinta alla comunicazione esterna, ma soprattutto interna, e risolvere quei bug di cui ti parlavo all’inizio. “Basta” lavorare sulla struttura organizzativa e sulla tecnologia adottata dall’azienda, dando ai collaboratori gli strumenti giusti e implementare automazioni tra essi per semplificare i processi. 

Ecco quelli che utilizziamo in Larin Group e che ci permettono di evitare quella marea di incomprensioni e problemi!

1 – Semplifica la comunicazione interna di informazioni su clienti, prospect e lead (Zapier + Calendly +  Hubspot + ActiveCampaign)

HubSpot è il nostro CRM per il marketing, ma funge anche da tool per contratti, stime e fatturazione, oltre a un sacco di altre cose. Quindi ha senso che molte delle app che usiamo inviino informazioni ad esso grazie a degli Zap (le automazioni di Zapier). 

Ad esempio, quando un prospect o un cliente prenota una call in Calendly (che combina e sincronizza tutti i nostri calendari e prenota gli appuntamenti) dal sito web , Zapier aggiunge nuovi contatti come lead o aggiorna i contatti esistenti con qualsiasi nuova informazione.

Nel frattempo, uno Zap invia anche i nuovi contatti ad ActiveCampaign (il nostro tool di email marketing): in questo modo, con una corretta segmentazione, riusciamo a popolare le liste a cui inviare sia la nostra newsletter aziendale (Connect The Dots, clicca qui per riceverla!) che altre campagne più verticali.

Con questo processo automatizzato risolviamo molti dei problemi di comunicazione interna aziendale e le strozzature nei flussi di informazione. In HubSpot vengono raccolte tutte le info inserite via Calendly utili al nostro team per conoscere il lead o il potenziale cliente.

Insomma, ci siamo dimenticati dei mille file in cui raccogliere a mano tutti i dati importanti!

2 – Programma, assegna e invia i reminder delle attività da svolgere (Asana + Slack)

Quando si gestiscono molti clienti la possibilità di confondersi o di dimenticare delle task è all’ordine del giorno. Un dipendente potrebbe avere difficoltà nel ricordare tutti i compiti della giornata, ma non è detto che sia solo colpa sua: certi periodi sono più faticosi e stressanti, ma con una buona organizzazione è possibile ottimizzare i tempi e non scordare nulla.

Per evitare dal principio queste problematiche in Larin Group abbiamo scelto di automatizzare dei processi fra Slack, la nostra piattaforma di messaggistica istantanea aziendale, e Asana, il nostro tool per la gestione dei progetti. I due tool comunicano sia in maniera nativa che attraverso degli Zap. 

Quando un Project Manager assegna una task ad un membro della squadra in Asana, può inserire una marea di dettagli su come svolgerla, dove rintracciare le informazioni per farlo, entro quando completarla ecc. 

Con uno Zap, quella task si trasforma anche in un messaggio in Slack, in modo tale che sia impossibile perderselo: nel canale dedicato ad uno specifico progetto, quindi, abbiamo una panoramica completa e costantemente aggiornata dei compiti in arrivo, oltre che uno storico approfondito.

Nessuno ci vieta di invertire il processo: è possibile impostare uno Zap per far in modo che ogni volta che un nuovo file viene caricato in Slack, venga aggiunto automaticamente un compito in Asana. 

In Larin Group la programmazione delle pubblicazioni social, degli articoli (come questo) e di tutti gli altri contenuti si effettua così: un piano editoriale sempre aggiornato, con tutte le informazioni dove servono e a disposizione di tutti i collaboratori!

3 – Non dimenticare meeting e appuntamenti importanti, (Slack + Google Calendar + Zoom)

Con queste automazioni in piedi, è veramente difficile perdersi per strada, sottovalutare le priorità, non capirsi: questi strumenti di comunicazione interna rendono tutto più semplice. Per non parlare delle integrazioni native del nostro social network aziendale, il nostro amato Slack, che ci permettono di far collaborare tantissime altre app senza mai “uscire” dalla piattaforma. 

Inserendo in Slack il collegamento a Google Calendar, infatti, si riceve una notifica quando un meeting sta per aver luogo o quando si sta avvicinando un appuntamento: mai più clienti in attesa del nostro arrivo! Stessa cosa può essere fatta se preferisci Zoom a Google Meet: noi li sfruttiamo entrambi a seconda dei casi.

Ah, quasi dimenticavo: Slack offre tante funzionalità, compresa quella di effettuare video call interne da parte dei dipendenti, registrare messaggi vocali, condividere immagini e file di ogni tipo.

4 – Non perderti nessun file semplificando la comunicazione interna (Slack + Google Drive)

Da Content Manager Slack mi è utilissimo, ma quando mi occupo dell’attività di blogging o copywriting capita spesso di lavorare su file condivisi con altre persone in Google Drive

Ad esempio, se ho scritto un articolo in Google Docs che necessita di una revisione urgente da parte del cliente o di un mio collega, ho bisogno di sapere immediatamente quando questa attività viene completata.

Integrando il collegamento a Google Drive in Slack, ho sempre tutto sotto controllo: ogni singola modifica viene comunicata con una notifica in tempo reale e con un semplice click vengo reindirizzato al documento, così da poter comunicare (anche in corso d’opera) con chi sta effettuando la revisione!


Se ti interessano questi spunti che ti ho dato, devi sapere che puoi avere disposizione tutte le nostre conoscenze sia per automatizzare i processi di comunicazione interna aziendale (con Zapier, Hubspot, ActiveCampaign, Keap Infusionsoft ecc.) che per strutturare una strategia di marketing automation

Penso sia chiaro: l’automazione non ha limiti definiti e può aiutarti a risparmiare un sacco di tempo e soldi in ogni ambito della tua organizzazione! 

Potenzia la comunicazione interna aziendale con l’automation

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