I 5 migliori strumenti per fare smart working

Condividi su facebook
Condividi su twitter
Condividi su linkedin
Condividi su whatsapp

Dopo un anno e mezzo di pandemia il ricorso al lavoro agile è legge: ecco i migliori strumenti per fare smart working testati sul campo e selezionati nella nostra esperienza da fully remote company

Ricordi l’8 marzo 2020, quando l’Italia è stata dichiarata “zona rossa” per contrastare la diffusione del Coronavirus? Tra le misure indicate veniva consigliato, quando possibile, di fare ricorso allo smart working, il lavoro agile. In Larin Group lo smart working era già all’ordine del giorno: da quasi 10 anni lavoriamo da remoto, abbiamo clienti in ogni parte d’Italia e del mondo e siamo in contatto con i nostri collaboratori costantemente attraverso il web.

Sappiamo, però, che la realtà è diversa: tante PMI italiane non hanno mai sentito l’esigenza di applicare il lavoro agile e si sono ritrovate in pochissimo tempo a dover fare scelte strategiche per permettere a dipendenti e clienti di interagire da remoto. Abbiamo quindi deciso di aprire il nostro know-how aziendale, presentando consigli, software e strumenti per lo smart working che in questi anni abbiamo selezionato per lavorare al meglio

Addio al server: i dati vanno in cloud

Primo step per strutturare uno smart working efficace: fare in modo che i collaboratori possano accedere alle informazioni e ai documenti come se fossero in azienda. Qualcuno usa ancora il cartaceo, il che potrebbe rendere molto complicato passare al vero e proprio lavoro agile.

Nella maggior parte dei casi, invece, esistono in azienda dei server che contengono i documenti necessari all’operatività quotidiana. E’ fondamentale aprire l’accesso a questi documenti. Per farlo ci sono tecnicamente due strade:

  1. Dare accesso dall’esterno al server aziendale 
  2. Spostare i documenti in cloud

La seconda strada è certamente la migliore, anche perché la connessione internet di molte aziende è ballerina e potrebbe scricchiolare se decine di collaboratori dovessero accedere in contemporanea da remoto. Depositando i dati in cloud, invece, permetterai ai collaboratori di entrare simultaneamente, senza problemi di connessione. Vero è che molti imprenditori sono spaventati dalla sicurezza dei propri dati, ma davvero non c’è motivo, a patto di usare soluzioni professionali.

In azienda abbiamo scelto di adottare Google Workspace: siamo veramente entusiasti, tanto da essere diventati uno dei loro principali rivenditori e partner in Italia.

Ecco quindi il primo strumento di smart working che intendo suggerirti.

1 – Google Workspace: lo strumento per smart working numero uno

Google Workspace offre alcuni strumenti integrati tra loro, accessibili da un’unica piattaforma e veramente utili.

Come non citare Google Drive: è il “Dropbox” di Google, vale a dire uno spazio in cloud dov’è possibile caricare file di ogni tipo e renderli disponibili al nostro team. E’ molto semplice anche impostare limiti di accesso e i permessi (ad esempio, per far si che solo l’amministrazione veda determinati documenti, o solo i project manager ecc).

Inoltre diverse tipologie di documenti si possono editare direttamente online:

  • Documenti permette di lavorare sui file .doc o .docx (quelli realizzati con Microsoft Word)
  • Fogli permette di lavorare sui file Excel
  • Presentazioni è l’alternativa Google a PowerPoint

Il vantaggio di utilizzare questi strumenti è che potrete lavorare in contemporanea con i vostri colleghi, scambiarvi commenti sul documento a cui state lavorando e vedere le modifiche fatte da altri in tempo reale.

Google worksplace strumenti smart working
Gli strumenti inclusi in Google Workspacelce

Il vantaggio di Drive, rispetto ad altri strumenti come Dropbox, è che gli strumenti si integrano e comunicano con altre applicazioni:

  • Gmail: la nota casella di posta in cloud, offerta in versione gratuita con gli indirizzi @gmail.com. Quello che non ancora tutti sanno è che con Google Workspalce è possibile averla “appoggiata” sul nostro dominio aziendale, quindi @nomeazienda.it
  • Calendar: il calendario di Google, per fissare meeting sincronizzandosi con i nostri colleghi o clienti con un click
  • Meet: uno strumento simile a Skype per fare call e video-call (ma di questo parleremo tra poco)

Tutti i tool sono presenti in un’unica Dashboard, chiara e interattiva, in modo tale da avere una panoramica perfetta in ogni momento. 

Google Workspace è sicuro?

Risposta secca: Sì.

In quasi tutti i casi, a meno che non vi appoggiate ad aziende specializzate, è molto più sicuro tenere i documenti aziendali su Google che in azienda. Considerate che in Google lavorano alcuni tra gli ingegneri migliori mondo e che la reputazione dell’azienda è fortemente basata sul garantire sicurezza ai dati dei clienti. Ecco perché consigliamo di utilizzare gli strumenti Google senza esitazione.

Quanto costa Google Workspace e come attivarlo?

Nel momento in cui scriviamo Google Workspace, pacchetto base Business Starter, costa 56,16€ a utente all’anno. Sono 4,68€ al mese. Considerando che una buona casella email normalmente costa 10-20€ all’anno, non c’è dubbio che sia conveniente. Infatti, per poche decine di euro in più a collaboratore, avremo la possibilità di lavorare da remoto, in contemporanea, sui nostri documenti con ordine e sicurezza.

Per attivare Google Workspace ci sono due strade:

  1. Direttamente dal sito
  2. Affidandosi a un Google Partner come Larin: in questo caso vi aiuteremo gratuitamente a configurare gli strumenti sul vostro dominio aziendale

Comunicare coi colleghi senza essere sommersi da  telefonate e email

Un aspetto critico dello smart working è quello della comunicazione coi colleghi. Quando si lavora nello stesso ufficio, è normale bussare alla porta del vicino, affacciarsi alla stanza del capo, fare una chiamata interna. “Hai un attimo?“, “Posso chiederti una cosa?“, anche solo.. “Prendiamo un caffè?“.

Quando si lavora a distanza, è innegabile, la comunicazione è più difficile. Sono più facili i fraintendimenti, la frammentazione delle informazioni, il “perdersi qualcosa per strada”. Ecco perché è importante individuare gli strumenti giusti per comunicare. Da alcuni anni in Larin abbiamo scelto di adottare un tool chiamato Slack.

2 – Slack, lo strumento per smart working che trasforma l’azienda in un social

Potremmo definire Slack come un social network per le aziende. Si può accedere al tool utilizzando un’app per smartphone, tramite app desktop o semplicemente via browser.

Slack è stato pensato per semplificare le comunicazioni nelle organizzazioni, sia quando si tratta di comunicare con tutto il gruppo che per conversazioni one-to-one.

slack strumenti smart working
L’interfaccia che troverai in Slack (è anche personalizzabile)

Prevede infatti due modalità:

  • #channel: canali di lavoro per una singola area (sales, marketing ecc) o progetto (#channel-cliente-1)
  • Messaggi diretti: per la comunicazione interna fra due colleghi

Si possono creare illimitati canali di lavoro con membri diversi. Questo significa che è possibile creare un canale per ogni progetto, o dedicare un canale alle comunicazioni che riguardano gli orari di lavoro, le ferie e i permessi, un canale può essere di “varie ed eventuali”, e così via. In questo modo le conversazioni restano ordinate, divise in categorie, e ognuno riceve solo i messaggi destinati a sé.

Grazie a Slack, quindi, persone che non si trovano fisicamente nello stesso spazio possono mantenere il “senso di comunità“. Colleghi che hanno bisogno di confrontarsi possono evitare di telefonarsi o di congestionare la casella email. La mia esperienza è che Slack è fantastico per “scambiarsi un parere al volo”, confrontarsi su una piccola cosa e sollecitare un feedback.

Slack inoltre ha affascinato i programmatori di tutto il mondo, spingendoli a creare moltissime integrazioni. Questo significa che se utilizzate altri strumenti in cloud (come quelli di Google Workspace, Microsoft, Zendesk, Trello, ecc) troverete delle integrazioni che vi permetteranno di usare questi tool direttamente da Slack.

Quanto costa Slack rispetto agli altri strumenti per lo smart working

Una notizia fantastica è che Slack funziona con un modello “freemium”. Significa che si può utilizzare una versione gratuita per Slack per fare quasi tutto, prima di passare ad un piano a pagamento. Nello specifico, potrete attivare Slack gratuitamente per tutto il vostro team: la limitazione principale sarà nel numero delle integrazioni che potrete installare e nel fatto che, superate alcune migliaia di messaggi, Slack non conserverà la cronologia delle vostre conversazioni.

In Larin abbiamo usato Slack gratuitamente per alcuni anni, prima di decidere di acquistarlo, a un prezzo di 75€ all’anno per membro del nostro team.

Effettuare i meeting e le call

Il limite principale dello smart working è quello di non poter fare degli incontri “in presenza”. In realtà, è vero che portare a pranzo un cliente importante è un’esperienza insostituibile, ma molte delle riunioni che facciamo possono essere tranquillamente trasformate in sessioni di lavoro da remoto, a patto di utilizzare gli strumenti giusti. Una volta trovato il giusto setting effettuare meeting e call a distanza non sarà solo la risposta a un’emergenza, ma un ottimo modo per risparmiare costi e tempi di trasferta.

Qual è il miglior software gratuito per effettuare delle call?

In questi anni abbiamo testato diversi software, citerò solo i più comuni: Skype e Google Meet

Come sai, capita di utilizzare Skype perché è molto conosciuto. Non a caso, “sentiamoci su Skype” è utilizzato come sinonimo di “facciamo una call online”. In realtà la nostra esperienza è che, dei due citati, Skype è il peggiore. Ovviamente funziona, ma:

  • A volte ha difficoltà a collegarsi ad hardware esterno (microfoni e webcam)
  • Il funzionamento scricchiola se non viene eseguito su un computer Windows (in particolare su Linux va davvero male)
  • Per partecipare è necessario creare un account Skype. Tutti questi limiti complicano la vita, soprattutto a chi non lo utilizza di frequente

3 – Google Meet è il software migliore per le call

Google Meet, come detto in precedenza, è il tool di Google Workspace dedicato alle call da remoto.

Google meet strumenti smart working

Oltre ovviamente alla funzione videochiamata, Meet permette di:

  • Effettuare call in due o più persone
  • Condividere lo schermo per vedere insieme una presentazione
  • Partecipare alle call anche tramite telefono digitando un apposito numero (molto comodo per ovviare a problemi di linea)
  • Programmare call e inviare i relativi inviti tramite Google Calendar
  • Confividere file, link, documenti
  • Chattare live nell’apposita sezione

Tracciare il lavoro che viene svolto

Una delle paure che affligge gli imprenditori relativa allo smart working è: “Come faccio ad essere sicuro che un collaboratore stia lavorando?“.

Non ti parlerò di software che scattano e inviano uno screen di quello che i collaboratori stanno facendo sul proprio computer a intervalli casuali (sì, esistono), ma più che altro di come raccogliere le informazioni su cosa farà o ha fatto un membro del mio team. Per farlo, ci vengono in aiuto degli strumenti e alcune buone pratiche.

Buone pratiche per lo smart working: lo stand-up meeting

Una buona pratica per lo smart working viene dal primo mondo che lo ha utilizzato, quello informatico. I developer fanno ogni mattina un meeting in cui rispondono a tre domande:

  • a cosa hanno lavorato il giorno precedente
  • cosa programmano di fare durante la giornata appena cominciata
  • se hanno bisogno di un aiuto da parte di qualcuno

Con queste tre semplici domande possiamo impostare la programmazione del lavoro del nostro team. La prima, è fondamentalmente un controllo se gli obiettivi del giorno precedente sono stati raggiunti, le altre due permettono alle persone di allinearsi, fissare eventuali meeting ed avere le priorità ben chiare.

Ti svelo però un segreto: non è necessario avere tutto il team in call per uno standup meeting: può essere svolto benissimo in asincrono. Ad esempio, puoi utilizzare un canale di Slack per la pianificazione, e dare l’indicazione ad ogni membro del team la mattina di scrivere lì la risposta a queste tre domande.

4 – Come tracciare le ore lavorate dal team: lo strumento per smart working che serviva, TimeTrap

Detto ciò, è anche vero che i collaboratori vengono pagati a ore. E’ quindi sacrosanto sapere su che attività/progetto hanno passato la giornata. Su questo ci vengono in aiuto i tool per il time-tracking. In particolare un tool con cui mi trovavo molto bene era Toggl.

Toggl permette, tramite browser o app, di tracciare il tempo indicando a cosa stiamo lavorando. Possiamo associare il nostro inserimento (in gergo, time entry) anche a un cliente o progetto specifico. Possiamo anche ovviamente “sistemare” il tempo inserito se ci dimentichiamo di avviare il timer o di spostarlo.

Utilizzando questo strumento per smart working, però, ci siamo col tempo resi conto che c’erano dei limiti, soprattutto nella personalizzazione delle task e nella resa complessiva: avevamo bisogno di qualcosa che fosse costruito apposta per le aziende come la nostra.

Per questo abbiamo deciso di creare TimeTrap, un tool (ancora in Beta, ma sarà presto disponibile) che già utilizziamo in azienda e che costantemente miglioriamo in base alle esigenze emergenti.

Cosa puoi fare con TimeTrap?

Time Trap strumenti smart working
TimeTrap sarà disponibile a breve per rendere lo smart working più smart!
  • Pianificare le attività settimanali in anticipo
  • Pianificare task specifiche
  • Inserire ogni task in una Categoria (attività operative, Email e messaggi, meeting)
  • Comunicare facilmente ferie/permessi con il team
  • Integrarlo con differenti tool (Todoist, di cui parliamo fra poco, o Google Calendar)
  • Calcolare le ore dedicate ad un progetto interno o ad un cliente
  • Permettere al team di essere autonomo nel controllare le attività dei colleghi in modo da ridurre i loop comunicativi

Il vantaggio è inoltre che, con TimeTrap, tutto il tempo inserito dal team finisce in un’unica dashboard, da cui sarà semplice generare report e fare delle analisi dell’efficienza della produzione.

Ripeto, non stiamo parlando di “meccanismi anti truffa“: se un collaboratore vorrà cazzeggiare e scrivere che ha lavorato ad un progetto per otto ore potrà benissimo farlo, ma su questo il tuo fiuto da manager o imprenditore dovrebbe aiutarti!

Assegnare cose da fare e task: i migliori strumenti in smart working

Come ultimo punto di questo viaggio nello smart working, ti segnalo un tool per noi fondamentale: un’azienda che vuole permettere ai suoi collaboratori di lavorare da casa non può non dotarsi di un task manager.

Sto parlando di un software in cui inserire le “cose da fare”, le già citate task. A ogni task viene poi assegnata una priorità, una scadenza e un responsabile. In questo modo, ognuno avrà il quadro delle attività che deve svolgere, con l’ulteriore possibilità di interagire, modificare e integrare lo slot.

Per quanto riguarda il task management il software che ti consiglio è Todoist. Credo di aver provato più di 50 tool di questo tipo, ma la semplicità di utilizzo, la rapidità e chiarezza di Todoist sono imbattibili. Se non mi credi, dai un’occhiata a questo video (è in inglese ma sottotitolato in italiano):

Il bello di Todoist è che ha una versione completamente gratuita. Dovrai pagare (3$ al mese a utente) solo se deciderai di richiedere delle funzionalità premium, come il caricamento di allegati o la possibilità di ricevere promemoria delle task in scadenza.

Vivi lo il lavoro agile come un’esperienza per crescere

Spero che questo viaggio negli strumenti per smart working sia stato utile. Aziende di tutto il mondo stanno crescendo in maniera esponenziale grazie ad uno smart working ben strutturato e basato su tool consolidati: quelli che ti ho suggerito sono solo alcuni, i nostri “preferiti”, e sicuramente esistono strumenti più o meno adatti alle tue esigenze.

Il mio consiglio è di vivere quest’esperienza non come un fardello, ma come un’opportunità: quella di portare la tua azienda nel futuro, mettendo al centro del tuo progetto l’innovazione della tua attività.

Prenota una consulenza

Potrebbe interessarti anche…

Torna su

Hai un progetto? Parliamone insieme!