Come ottimizzare i flussi di lavoro aziendali

Un’azienda funziona bene solo quando i flussi di lavoro e i processi aziendali sono ottimizzati: in questo, l’automazione non ha rivali. Scoprila qui

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Credo che un buon modo per capire come ottimizzare i flussi aziendali sia lavorare di fantasia e ricominciare a vedere un’azienda come una persona. Ha un volto (la brand identity), ha un ruolo (posizionamento sul mercato), ha degli obiettivi e delle idee per raggiungerli (mission e vision) e così via. Ovviamente, ha un corpo, e ogni parte dovrebbe collaborare con l’altra per svolgere bene ogni azione quotidiana.

Il ruolo del COO (il mio, n.d.R.) è un po’ come quello del cervello: coordinare le varie membra tra loro ed evitare o prevenire “movimenti sbagliati”. Quelli che provocano, calcisticamente parlando, infortuni o nel peggiore dei casi lunghi periodi di stop. Ecco, secondo molti punti di vista l’automazione permette di mantenere il corpo-azienda in forze, allenato, perfettamente coordinato, il tutto con un minimo dispendio di risorse (tempo e investimenti). 

Esatto, l’automazione permette di ottimizzare i flussi di lavoro aziendali senza stress

Cos’è l’automazione dei flussi di lavoro? 

Partiamo “da Zoff”: ripassone al volo, anche se so che probabilmente non ce ne sarebbe bisogno.

Cos’è l’automazione?

Creare un’automazione significa semplicemente impostare una o più azioni da far eseguire automaticamente ad un tool. Il cuore di ogni automazione si riduce a un semplice comando: QUANDO e FARE. “Quando succede questo, fai quello”. Anche l’automazione più complessa può essere scomposta in questo semplice comando.

Cos’è un flusso di lavoro automatizzato?

L’automazione del flusso di lavoro è l’atto di razionalizzare e automatizzare una serie di compiti all’interno dei software che si utilizzano. Invece di creare processi che si adattano agli strumenti che usi, l’automazione ti permette di sviluppare processi costruiti sulle esigenze del tuo business.

Questo è possibile grazie a Zapier, ad esempio: in un flusso di lavoro standard troviamo una serie di touchpoint che coinvolgono più membri di un team e diversi tool. Uno Zap ti permette di collegare questi strumenti tra loro, in modo tale da creare il tuo processo ad alte performance, automatizzato e totalmente personalizzato (qui un caso studio che ti chiarirà le idee). 

Esempi di automazione dei flussi di lavoro

L’automazione dei processi di marketing aziendale

Il team marketing gestisce il dietro le quinte di qualsiasi campagna della tua azienda: gestione dei lead e scoring, raccolta dei dati, monitoraggio e molto, ma molto altro. Con così tanti elementi di cui occuparsi, non è una sorpresa che molti marketers tendano ad essere fan della marketing automation

Come i professionisti del marketing potrebbero usare l’automazione dei flussi di lavoro? 

  • Gestione dei lead: te ne parlavamo anche qui. Razionalizzare la raccolta dei lead, classificare i prospect e poi instradarli nel luogo appropriato è una parte critica del nostro lavoro. L’automazione assicura che le informazioni sui lead siano esattamente dove e quando le vogliamo, e possano essere utilizzate per proseguire in campagne di marketing più verticali.
  • Segmentare gli abbonati: la segmentazione di quei lead ti assicura che stai consegnando il messaggio giusto al pubblico giusto. Automatizzare la gestione dei flussi di lavoro che coinvolgono l’acquisizione dei lead ti aiuta a segmentare nel dettaglio: più un’azione è mirata, più è efficace. Più restringi il cerchio e lo personalizzi, più risparmi.
  • Pulizia dei dati: Errori di dati e problemi collegati possono causare grossi mal di testa ai tuoi addetti del marketing. L’automazione può aiutarti a individuare gli errori in anticipo e anche a pulire i dati senza alcun intervento manuale

Automatizzare i processi del Sales per partire col piede giusto

Lavorare nelle vendite è una professione ad alto stress, che coinvolge direttamente tutte le altre aree della tua azienda. Una volta che arriva un lead bello caldo, spetta alle vendite trasformarlo in un cliente pagante. Quando non passano il tempo a comunicare con i potenziali clienti, infatti, sono indaffarati a lavorare col tuo CRM aziendale. L’automazione dei flussi di lavoro può sollevarli dal compito di gestire le parti noiose della pipeline di vendita in modo che possano concentrarsi sulle interazioni faccia a faccia!

Come i Sales potrebbero usare l’automazione del flusso di lavoro?

  • “Marcare a uomo” i lead: la prima interazione con un lead che ha espresso interesse è cruciale. Ma raramente avremo a che fare con un solo lead alla volta (mi auguro!) e quindi, quando ci sono più lead tra cui destreggiarsi, l’automazione può garantire che non si perda traccia di chi è necessario contattare: il primo contatto potrà essere automatizzato senza problemi
  • Programmare automaticamente gli appuntamenti: se il faccia a faccia con un cliente o un potenziale cliente è cruciale per gli affari, in certi casi è una sofferenza contrattarli per accordare l’orario dell’incontro. Esistono tuttavia software di programmazione automatizzata (compresi nel ventaglio di Zapier) così da “liberare le mani” ai Sales, che possono quindi concentrare la loro attenzione su questioni più importanti

Automatizzare i flussi di lavoro dei Project Manager

I project manager sono probabilmente le figure che più giovano dall’automatizzare i flussi di lavoro, e questo dovrebbe farti riflettere: sono loro che evitano che i progetti vadano fuori strada! Lo sappiamo: sono spesso alle prese con tante persone e compiti, in certi casi hanno le mani in pasta in più di un progetto, e si assicurano che tutto sia portato a termine nei tempi e in budget.  

L’automazione del flusso di lavoro aiuta i project manager a delegare i compiti, ottenere informazioni e tenere traccia dei progressi in modo da potersi concentrare sull’esecuzione!

Come i project manager potrebbero usare l’automazione del proprio flusso di lavoro? 

In questo caso vado veloce a collegare i punti: di tutte queste tips abbiamo parlato approfonditamente in questo articolo toccando il tema della comunicazione interna aziendale con i tool di marketing automation giusti

  • Creazione dei rapporti: I project manager sono tenuti a rendere conto di come sta procedendo un progetto. Automatizzare questo flusso di lavoro li aiuta a creare e inviare rapporti sull’andamento del progetto agli stakeholders
  • Assegnare i compiti: I project manager delegano i compiti al team di progetto, ma c’è il rischio che questi compiti si perdano qui e lì durante le varie fasi di avanzamento. L’automazione li supporta nel ridurre il tempo investito in questa attività con tool come Asana e Slack!
  • Promemoria per le scadenze: I project manager non gestiscono solo i processi, ma anche tante persone del team. Per avere tutto sotto controllo e allo stesso tempo non perdere giorni ad inviare promemoria, i project manager possono automatizzarne l’invio, così non devono costantemente inseguire i membri del progetto!

Perché investire nell’automazione dei processi aziendali? 

Risposta secca? Perché l’automazione ti fa risparmiare tempo e soldi

L’automazione dei flussi di lavoro riduce gli errori, ad esempio: il 64% degli utenti Zapier intervistati dice che automatizzare riduce drasticamente gli errori nei processi, mentre l’88% dei CEO di PMI, invece, afferma che l’automazione permette loro di competere con i concorrenti più grandi. 

Io ti consiglio due cose: 

  • Visita questa pagina per approfondire gli strumenti di marketing automation di cui Larin Group è partner ufficiale o prenota direttamente una call nel calendario qui sotto.

Alla prossima!

Come ottimizzare i flussi di lavoro aziendali

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